Excel là một phần mềm có rất nhiều tính năng đa dạng và tiện lợi cho người dùng khi sử dụng. Và một trong những tính năng nổi bật là Flash Fill, một loại công cụ dùng để xử lý văn bản tự động. Vì vậy, nếu bạn chưa biết cách sử dụng tính năng Flash Fill này của Excel thì hãy theo dõi bài viết sau đây nhé!
I. Flash Fill là gì? Lợi ích của việc sử dụng Flash Fill trong Excel
Flash Fill in Excel là một công cụ rất hữu ích và tiện lợi khi sử dụng. Nó có thể giúp bạn thực hiện các hành động lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng.
Ngoài việc lặp lại các thao tác bạn đã làm, Flash Fill còn hiểu và nắm được chính xác những gì bạn làm, sau đó sẽ tự động làm lại các dữ liệu tiếp theo mà bạn không cần phải thao tác.
Ngoài ra, Flash Fill cũng có thể giúp bạn trong những trường hợp như:
Xử lý một chuỗi dữ liệu dài và lớn.
Xử lý nhiều chuỗi dữ liệu với các kích thước và độ dài khác nhau.
Tự động tách các số, chữ cái, ngày, tháng, năm trong 1 văn bản.
II. Chức năng của Flash Fill trong Excel
1. Tách tên / tên đệm / tên tự động
Ở chức năng này, mình sẽ sử dụng Flash Fill để tách họ và tên của các nhân viên trong bảng dưới đây thành 3 cột riêng biệt là Họ, Tên đệm và Tên 1 tự động.
Ví dụ
Bước 1: Đầu tiên, mình điền họ, tên đệm và tên của nhân viên vào 3 cột như hình bên dưới.
Đầu tiên, tôi nhập họ, tên đệm và tên của nhân viên đầu tiên vào 3 cột
Bước 2: Bấm vào ô vừa tách> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào ô vừa tách> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Excel sẽ tách các Họ còn lại cho các ô bên dưới và bạn chỉ cần lặp lại thao tác trên cho cột Tên đệm và Họ một lần nữa là bạn đã tách thành công Họ và Tên thành 3 cột rất nhanh chóng.
Kết quả
2. Hợp nhất họ / tên đệm / tên thành một
Khác với ví dụ trên, ở ví dụ này mình sẽ gộp 3 cột Họ, Tên đệm và Tên thành 1 cột Họ và Tên.
Ví dụ
Bước 1: Tại ô nhập họ tên nhân viên đầu tiên> mình điền đầy đủ họ tên như trong hình.
Trong ô bạn cần nhập tên nhân viên đầu tiên> Tôi điền họ tên
Bước 2: Bấm vào ô đã được ghép họ và tên> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào ô vừa gộp> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Excel sẽ tự động hiểu và gộp Họ và tên vào tất cả các ô còn lại trong bảng dữ liệu đang thực hiện.
Kết quả
3. Tách số trong một chuỗi văn bản
Và trong trường hợp khi bạn có một chuỗi dữ liệu bao gồm rất nhiều chữ cái và chỉ có 1 dãy số ở giữa, bạn cũng có thể sử dụng Flash Fill để tách các số khỏi chuỗi dữ liệu đó.
Ví dụ: Tôi có một bảng dữ liệu với các chữ cái và số xen kẽ như hình bên dưới.
Ví dụ
Trong ví dụ này, số lượng chữ cái giữa các chữ cái không đông đều nên nếu bạn tách từng con số một cách thủ công hoặc sử dụng chức năng MID và LEN cũng sẽ tốn rất nhiều công sức và thời gian. Cách nhanh nhất là sử dụng Flash Fill.
Bước 1: Nhập số đầu tiên cần tách trong dữ liệu đầu tiên vào ô Mã như trong hình.
Nhập số đầu tiên cần tách trong dữ liệu đầu tiên vào ô Mã như trong hình
Bước 2: Bấm vào ô nhập mã vừa nhập> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào ô vừa nhập> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bước 3: Kết quả là bạn sẽ nhanh chóng tách được tất cả các số trong dãy số liệu bên dưới, mặc dù chúng không giống nhau cả về độ dài và số lượng.
Kết quả
4. Sử dụng Flash Fill để phân tách ngày / tháng / năm
Ngoài việc áp dụng cho dữ liệu ở định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng Flash Fill để phân tách các số theo thời gian, ngày, tháng và năm.
Ví dụ: Tôi có một bảng dữ liệu ngày, tháng, năm như hình dưới đây. Và điều tôi muốn làm ở đây là tách năm khỏi dữ liệu bên cạnh.
Ví dụ
Bước 1: Nhập số năm cần tách ở dữ liệu đầu tiên vào ô Năm bên cạnh như trong hình.
Nhập số năm cần tách ở dữ liệu đầu tiên vào ô Năm bên cạnh như trong hình
Bước 2: Bấm vào ô Năm tách> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào ô Chia Năm> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ Dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả là bạn sẽ tách được tất cả các năm trong bảng dữ liệu thành một cột riêng như trong hình. Thật đơn giản đúng không.
Kết quả
5. Tạo phạm vi email tự động với Flash Fill in Excel
Ngoài các ứng dụng trên, Flash Fill còn có thể giúp bạn tạo chuỗi email tự động khi bạn đã có họ và tên của người dùng!
Bước 1: Nhập đúng cú pháp Email là Name.Last@hcm.edu.vn như trong hình.
Nhập đúng cú pháp Email là Name.Lastname@hcm.edu.vn như trong hình
Bước 2: Bấm vào hộp thư điện tử vừa nhập> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào hộp thư điện tử vừa nhập> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ Dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả là bạn đã có hàng loạt Email đúng cú pháp cho các ô còn lại trong bảng.
Kết quả
III. Hạn chế của Flash Fill trong Excel
1. Flash Fill có thể hiểu sai ý bạn
Đúng, Flash Fill có thể là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời, tuy nhiên sẽ có một số trường hợp Flash Fill không làm được, như ví dụ bên dưới.
Ví dụ: Tôi có một chuỗi dữ liệu lưu trữ thông tin bao gồm các chữ cái và số (bao gồm cả số nguyên và số thập phân). Và tôi muốn lấy các số 130, 50, 26,2, … ra khỏi chuỗi văn bản này. Hãy xem Flash Fill hoạt động như thế nào.
Ví dụ
Bước 1: Đầu tiên, mình cũng nhập số ở văn bản đầu tiên vào một ô như trong hình.
Đầu tiên, tôi cũng nhập số trong văn bản đầu tiên vào 1 ô
Bước 2: Bấm vào ô vừa nhập số> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu.
Bấm vào hộp thư điện tử vừa nhập> Chọn tab Dữ liệu> Vào phần Công cụ Dữ liệu> Chọn Flash Fill để tự động điền dữ liệu
Bước 3: Kết quả hiện ra sẽ không như bạn mong đợi, vì. sẽ được Excel hiểu là một ký tự, không phải số, vì vậy các số trước dấu chấm sẽ bị lấy sai.
Kết quả hiện ra sẽ không như bạn mong đợi
Bước 4: Để khắc phục trường hợp này bạn chỉ cần đổi ô B4 thành 26.2 thì Excel sẽ tự động hiểu và cập nhật dữ liệu bên dưới theo yêu cầu.
Kết quả sau khi sửa
2. Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu
Kết quả mà công cụ Flash Fill trả về cho mọi trường hợp là cố định, ở định dạng văn bản và kết quả này sẽ không thay đổi nếu bạn thay đổi dữ liệu ban đầu và thực hiện lại Flash Fill. Do đó, bạn nên sử dụng công cụ này để xử lý các kiểu dữ liệu cố định mẫu.
Như trong ví dụ bên dưới, tôi đã thay đổi một số trong dữ liệu nhưng phần được phân tách bằng Flash Fill vẫn không thay đổi.
Flash Fill không thể tự động thay đổi dữ liệu
Và đó là cách sử dụng Flash Fill giúp bạn nhanh chóng điền các thông tin chi tiết trong Excel, với các ví dụ dễ hiểu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách làm, hãy để lại bình luận bên dưới. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc may mắn!
Bài viết này giúp bạn nắm bắt được thông tin về các thủ thuật khi sử dụng các ứng dụng văn phòng. Để từ đó có thể sử dụng trực tiếp những thủ thuật này để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Việc hiểu biết các thông tin trên sẽ giúp cho công việc của bạn được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy truy cập website: https://www.amorstay.com.vn/ để biết thêm các thông tin chi tiết hơn nhé.
Comments